Introducción
El Modelo 145 es el formulario donde el trabajador comunica al pagador sus datos para calcular la retención del IRPF. Esta declaración influye directamente en cuánto se retiene en nómina y en la regularización en la declaración de la renta. Entenderlo es esencial para evitar sorpresas fiscales y ajustar correctamente las retenciones según circunstancias personales y familiares.
En esta guía encontrarás el contexto histórico, cómo funciona, sus campos principales, tipos o variaciones, ventajas e inconvenientes, una guía práctica para cumplimentarlo y respuestas a las preguntas más frecuentes. Si tienes dudas específicas o tu situación es compleja, consulte a un profesional (asesor fiscal o gestoría).
Historia y Origen
El Modelo 145 proviene de la necesidad de adaptar las retenciones a la situación personal y familiar del contribuyente. Anteriormente, la información que determinaba las retenciones en nómina se recogía de distintas formas; con el tiempo se sistematizó en un documento único para mejorar la coherencia entre pagadores y la Agencia Tributaria.
Su uso se consolidó con las reformas tributarias que buscaron armonizar las retenciones con la normativa del IRPF y facilitar la comunicación entre trabajadores, pagadores y Hacienda. Actualmente es el instrumento estándar para que empleados y pensionistas comuniquen circunstancias que afectan a la retención.
Funcionamiento o Características Principales
El Modelo 145 tiene como objetivo principal que el pagador (empresa, entidad pública, pensión) conozca los datos necesarios para aplicar la retención correcta en cada periodo de pago. No es una declaración fiscal final, sino una comunicación que condiciona la retención.
Principales características:
- Finalidad: Ajustar la retención sobre rendimientos del trabajo.
- Ámbito: Trabajadores por cuenta ajena y pensionistas en España.
- Responsable: El declarante (trabajador) debe facilitarlo al pagador.
- Actualización: Debe presentarse al inicio de la relación laboral y siempre que cambien las circunstancias personales o familiares.
Campos clave del Modelo 145
El modelo recoge información breve pero determinante:
- Datos personales: nombre, NIF, fecha de nacimiento.
- Situación familiar: estado civil, cónyuge y si convive o no con él/ella.
- Hijos y otros descendientes: número, edades y si hay discapacidad.
- Personas a cargo: ascendientes u otros supuestos.
- Discapacidad: grado de discapacidad del declarante o familiares a su cargo.
- Percepción de pensiones: si existen pensiones compensatorias o rendimientos de trabajo que condicionen retenciones.
Cómo usa el pagador la información
El pagador incorpora los datos al cálculo del porcentaje de retención aplicable a la nómina. Este porcentaje se revisa de forma periódica cuando cambian las circunstancias comunicadas o cuando el propio pagador realiza simulaciones según la normativa vigente.
Tipos o Variaciones
No existen múltiples “modelos 145” oficiales distintos; hay, sin embargo, variaciones prácticas según el tipo de pagador y la situación del trabajador:
- Trabajadores por cuenta ajena: modelo estándar entregado a la empresa.
- Pensionistas: se usa la misma declaración para ajustar la retención de prestaciones.
- Funcionariado y administraciones públicas: formato similar, trámites internos varían según administración.
- Casos especiales: trabajadores con rendimientos irregulares, medidas de separación o divorcio con pensiones, y personas con discapacidad que necesitan acreditar documentación adicional.
Además, algunos pagadores pueden requerir documentación probatoria (certificados de discapacidad, sentencias de separación, etc.) para validar la información y aplicar la retención adecuada.
Ventajas y Desventajas / Pros y Contras
Analizar el Modelo 145 desde una perspectiva práctica ayuda a valorar cuándo conviene actualizarlo.
Ventajas
- Personalización de retenciones: evita retenciones excesivas o insuficientes durante el año.
- Mayor liquidez: si tus circunstancias reducen la retención, tendrás más neto en nómina.
- Transparencia: facilita la relación entre trabajador, pagador y Hacienda.
Desventajas
- Riesgo de regularización: si informas mal o no actualizas, podrías tener que pagar en la declaración de la renta.
- Gestión documental: en algunos casos se requiere aportar pruebas que generan trámites.
- Complejidad: para situaciones familiares o económicas complejas puede no ser evidente cómo rellenarlo correctamente.
Guía Paso a Paso o Aplicación Práctica
A continuación una guía práctica para cumplimentar y gestionar el Modelo 145:
Paso 1: Cuándo presentar el modelo
- Al iniciar una relación laboral o cuando te incorporas como pensionista.
- Siempre que cambien tus circunstancias personales o familiares relevantes:
- Cambio de estado civil (matrimonio, separación, divorcio).
- Nacimiento o adopción de hijos.
- Reconocimiento de discapacidad.
Paso 2: Reunir la documentación
- NIF/NIE y documento de identidad.
- Certificados de discapacidad si procede.
- Documentos que acrediten pensiones alimenticias o compensatorias.
Paso 3: Rellenar el formulario
Completa los apartados con atención:
- Datos personales: nombre completo y NIF.
- Situación familiar: indica si convives con cónyuge y cargas familiares.
- Hijos y ascendientes: indica número, edades y grados de discapacidad.
Paso 4: Entregar al pagador
Firma y entrega el formulario a tu empresa o entidad que paga la pensión. Conserva una copia y, si entregas documentación adicional, pide acuse de recibo o constancia.
Paso 5: Actualizar cuando sea necesario
Revisa tu retención tras cambios importantes o cuando notes que la retención no se ajusta a tu situación. Si detectas un error, comunica la modificación cuanto antes.
Errores comunes y cómo evitarlos
- No indicar cambios de convivencia con cónyuge: provoca retenciones erróneas.
- No informar sobre nuevas cargas familiares: reduce la aplicación de reducciones.
- No aportar justificantes cuando se requieren: el pagador puede aplicar retenciones provisionales.
Preguntas Frecuentes (FAQ)
¿Quién debe presentar el Modelo 145?
Todo trabajador por cuenta ajena y pensionista que reciba rendimientos sujetos a retención debe facilitar al pagador el Modelo 145 para que aplique la retención correcta en función de su situación personal y familiar.
¿Cuándo hay que actualizar el Modelo 145?
Debe actualizarse siempre que cambien las circunstancias que afectan a la retención: matrimonio, separación, nacimiento o adopción de hijos, reconocimiento de discapacidad, cambios en pensiones compensatorias, entre otros.
¿Qué pasa si no entrego el Modelo 145?
Si no se facilita la información, el pagador aplicará la retención mínima o una retención por defecto según normativa interna, lo que puede traducirse en mayores retenciones o en una regularización negativa en la declaración de la renta.
¿El Modelo 145 afecta a mi declaración de la renta?
Sí. El modelo ajusta las retenciones durante el año fiscal. Una mala cumplimentación puede dar lugar a que en la declaración anual salga a pagar o a devolver en mayor medida. Por eso es importante la exactitud y la actualización.
¿Necesito presentar justificantes junto al Modelo 145?
En ciertos casos sí: certificados de grado de discapacidad, sentencia de separación o documentación que acredite pensiones alimenticias. El pagador puede solicitar justificantes para validar la información y aplicar la retención correspondiente.
¿Puedo cambiar el porcentaje de retención aunque no cambien mis datos personales?
El porcentaje de retención se calcula en función de la normativa y tus circunstancias personales y familiares. Si consideras que la retención es incorrecta por motivos excepcionales (por ejemplo, rendimientos irregulares), puedes solicitar al pagador una revisión y aportar documentación que lo justifique. En casos complejos, consulte a un asesor fiscal.
Conclusión
El Modelo 145 es una herramienta clave para que las retenciones del IRPF en nómina reflejen tu situación real. Rellenarlo con precisión y actualizarlo cuando cambian las circunstancias evita sorpresas en la declaración anual y optimiza tu liquidez durante el año.
Para la mayoría de trabajadores el proceso es sencillo: cumplimentar, entregar y actualizar cuando sea necesario. Para situaciones complejas —familias numerosas, discapacidades, rendimientos irregulares o sentencias de pensión— se recomienda asesoramiento profesional.
En el futuro, es probable que la comunicación entre pagadores y la Agencia Tributaria se digitalice aún más, facilitando la actualización automática de retenciones y reduciendo trámites. Mientras tanto, mantener tu Modelo 145 al día es la mejor práctica para gestionar correctamente tus impuestos.
Advertencia: Esta guía es informativa y no sustituye el asesoramiento fiscal personalizado. Si tienes dudas específicas, consulte a un profesional.
